Archief
Orde brengen digitaal archief als gevolg van inspectierapport
In het kader van Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) heeft de Provincie haar jaarlijkse controle uitgevoerd bij de DUO-gemeenten. Uit het inspectierapport kwam naar voren dat er met name bij het digitale archief verbeteringen moeten worden doorgevoerd. Op basis van een verbeterplan is in 2021 gestart met het op orde brengen. Duo+ voert voor ons de archiefwerkzaamheden uit. Ten eerste is de capaciteit voor de archiefwerkzaamheden uitgebreid. Structureel is 1,0 extra formatie beschikbaar gesteld. Incidenteel is budget beschikbaar gesteld om de achterstanden in te halen. In de uitvoering is enige vertraging ontstaan en lopen de werkzaamheden door in 2022.
Ter voorkoming van nieuwe achterstanden is in 2021 het programma 'Zaakgericht werken' gestart. Dit programma moet ervoor zorgen dat we beter digitaal zaakgericht gaan werken met als gevolg dat dit ook tot een betere dienstverlening leidt. Het programma bestaat uit de volgende projecten:
doorontwikkeling zaakgerict werken;
het doorvoeren van een nieuwe versie van het zaaksysteem;
het op orde brengen van het archief;
zorgen voor juiste sturingsinformatie;
voorbereiden op nieuwe wetgeving zoals de Wet Open Overheid.
Digitaliseren archief omgevingsvergunningen
Tussen 1901 en 2014 zijn bouwvergunningen op papier gearchiveerd. Vanaf 2014 is hetvergunningensysteem Squit XO met een archiefwaardig DMS (Corsa) gekoppeld en worden bouwvergunningen digitaal gearchiveerd. Diemen heeft echter nog een papieren bouwarchiefvan 1901 tot 2014. Het verstrekken van inzage in de archiefstukken kost veel tijd. Daarnaast kost de opslag van een papieren archief in kasten veel (opslag)ruimte. Het is gewenst dat Diemen zijn papieren bouwarchief digitaliseert. Het digitaliseren van het bouwarchief is uitgesmeerd over 3 jaar en in 2020 gestart. De uitvoering van het project is in volle gang en ligt op schema.
Digitalisering Burgerzaken / Klant Contact Centrum
De inzet is dat burgers zoveel mogelijk de gelegenheid krijgen om hun diensten en producten online aan te vragen. Doordat de koppeling tussen twee applicaties een lange periode niet goed functioneerde is een lichte achterstand ontstaan ten opzichte van de andere gemeenten in Nederland. Er heeft in 2021 een inhaalslag plaatsgevonden maar we zijn er nog niet. In 2021 is gekozen een programmatische aanpak voor de thema's communicatie, partipatie en dienstverlening door te voeren. Onder de naam 'Voor en met Diemen' wordt invulling gegeven aan deze thema's met als doel een snelle en accurate dienstverlening.