Samenwerking Duo+

Stafbureau

• Doorontwikkeling Governance

De directie van Duo+ bestaat uit een algemeen directeur die tevens directeur Bedrijfsvoering is, een directeur Buurt en Burger en de concern-controller. De directie is verantwoordelijk voor de verbinding met de DUO-gemeenten. In zogenoemde opdrachtgevers-opdrachtnemersoverleggen (OGON's) worden afspraken gemaakt over de dienstverlening. Het vigerende directiemodel is begin 2021 verduidelijkt door middel van een duidelijk scheiding van deverantwoordelijkheden binnen deze directiestructuur. Dit is zichtbaar gemaakt in een nieuw organogram.

Voor de zomer is de notitie “Governance” opgesteld om tot een aanscherping op de sturing vanuit het bestuurlijk perspectief te komen. Afgesproken is de Governance doorontwikkeling in gezamenlijkheid met de vier organisaties op te pakken. De eerste uitkomsten van dit proces worden in het eerste kwartaal van 2022 verwacht.

• Concern control

De afgelopen jaren heeft de focus van de risicobeheersing van Duo+ vooral gelegen op de processen met de grootste risico’s. De meeste van deze risico’s zijn nu in beeld en er zijn beheersmaatregelen getroffen. Het accent bij de verdere doorontwikkeling van de control functie zal nu vooral liggen op een meer integrale aanpak. Daarbij heeft het beleggen van de interne controle in de processen (in de lijn) hoge prioriteit met als doel om fouten eerder en om de organisatie in positie te brengen.

• Informatieveiligheid

Per 1 januari 2020 is het normenkader voor informatieveiligheid, overgegaan naar een nieuwe gezamenlijke Baseline voor Overheidsinstellingen (de BIO). Bedoeling hiervan is de informatiebeveiliging binnen de overheid verder te professionaliseren. Het uiteindelijke doel is te komen tot een veilige digitale overheid. De verandering van het normenkader heeft geleid tot de aanpassing en vaststelling van het strategisch en tactisch informatieveiligheidsbeleid. De professionalisering heeft in 2021 geleid tot uitbreiding van de capaciteit. Ter ondersteuning van de vakafdelingen zijn binnen Duo+ twee 'Verbindingsofficieren' aangesteld. Zij helpen de medewerkers meer bewust te maken van informatieveiligheid en ondersteunen bij het doorvoeren van maatregelen.

In 2021 zijn er voor de gemeente Diemen 9 veiligheidsincidenten geregistreerd en 17 datalekken. De impact van de datalekken was gelukkig zeer beperkt en in twee gevallen is er daadwerkelijk melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) door de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Ook het melden van veiligheidsincidenten ondersteunt de medewerkers bij het vergroten van het bewustzijn van informatieveiligheid.

In het afgelopen jaar heeft de organisatie middels een themaweek, 'De week van de informatieveiligheid' stilgestaan met diverse vormen van voorlichting aan haar medewerkers. Tenslotte zijn er in 2021 diverse veiligheidstesten uitgevoerd om daar waar nodig extra beveiligingsmaatregelen door te voeren.

• Professionaliseren inkoopfunctie

Inkopen en aanbesteden is een steeds belangrijker functie aan het worden. Niet alleen het juiste inkoopproces doorlopen in het kader vanrechtmatigheid maar ook invulling geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) zijn belangrijke ambities. In 2021 is een nieuwe nota inkoop en aanbesteding door de vier DUO-organisaties vastgesteld. Ook is hard gewerkt aan de inkoophandboeken voor de processen en het maatschappelijk verantwoord inkopen. Deze handboeken zijn met behulp van klankbordgroepen opgesteld en de verwachting is dat deze begin 2022 definitief gemaakt kunnen worden.Ter verbetering van de inkooporganisatie is binnen Duo+ ook een Projectleider Inkoopadvies aangesteld. Deze projectleider heeft onder andere als opdracht om aan de hand van eerder gegeven adviezen een organisatievorm uit te werken voor de inkoopfunctie binnen de DUO-organisatie. Aan de projectleider is ook de opdracht gegeven om een vorm van contractmanagement op te zetten, een spendanalyse inkoop op te maken, te fungeren als vraagbaak inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie en om de inkoopcontactgroepen om te vormen en aan te sturen.Eind van 2021 is ook de werving gestart voor de invulling van de vacature Inkoopadviseur / -regiseur.

Ter invulling van het door de gemeente ondertekende Manifest Maatschappelijk VerantwoordInkopen (MVI) en de Mra intentieverklaring Circulair inkopen is een Kwartiermaker MVI aangetrokken die voor 2021 een actieplan MVI heeft opgesteld. De MVI-regisseur geeft invullig aan de maatschappelijke ambities op het gebied van duurzaam inkopen en ondersteunt de inkopers. Tenslotte monitort de regisseur ook de scores op het gebied van duurzaam inkopen (inclusief social return). Onderzocht wordt nog in hoeverre deze functie in samenwerking met de andere DUO-gemeenten kan worden ingevuld.

Afdeling Bedrijfsvoering

• Integrale dienstverlening afdeling Bedrijfsvoering

In 2021 heeft de afdeling Bedrijfsvoering zich gericht op het meer integraal vormgeven van haar dienstverlening. Planning is om deze ontwikkeling programmatisch op te pakken. In afwachting van de doorontwikkeling van de Governance is het Programma Integrale Dienstverlening on hold gezet.

• Professionalisering ondersteuning personeel en organisatie

Voor het team Personeel & Organisatie (P&O) is een transitieplan opgesteld om enerzijds de basis op orde te krijgen en anderzijds een doorontwikkeling te maken, zodat de kwaliteit van de dienstverlening op het gewenste niveau komt.

De medewerkers van het team P&O zijn per 1 juni 2021 formeel geplaatst in de nieuwe teamstructuur. Wegens vertrek van een van de P&O partners is een tijdelijke P&O partner ingehuurd. Beoogd is om die positie per 1 juni 2022 vast in te vullen. Tot december is het team tijdelijk aangestuurd door de teamleider JZ/Communicatie. Per 1 december 2021 is die rol vast ingevuld met een nieuwe teamleider (0,5fte). Ook is per 1 december 2021 een organisatieadviseur (0,5 fte) aan het team P&O toegevoegd, waardoor de dienstverlening ook op het gebied van organisatieadvies vorm kan krijgen.

Er is in 2021 veel inspanning geleverd om de basis op orde te krijgen en een doorontwikkeling te maken zodat de kwaliteit van de dienstverlening op het gewenste niveau komt. Om de transitie te vervolmaken wordt op dit moment gewerkt aan een implementatieplan (teamplan). Dit teamplan biedt een evaluatie van de transitie en zet de verdere lijnen uit. Het werken vanuit de structuur van twee adviesteams en een expertiseteam heeft in 2021 zijn vorm gekregen.

Het teamplan moet P&O helpen om de transitie ook feitelijk af te ronden.

• Inclusief werkgeverschap

Het project inclusief werkgeverschap gaat over invulling geven aan inclusief werkgeverschap in de breedste zin. Hierbij is het voldoen aan de wettelijke verplichtingen onder de Wet banenafspraak een belangrijk onderdeel. In de eerste fase is daarom primair gekeken naar de Wet banenafspraak. In de tweede fase is de focus gaan liggen op het maken van een inventarisatie voor wat betreft de Wet banenafspraak en een oriëntatie op inclusief werkgeverschap. De laatste fase is inmiddels in gang gezet. Er is een plan van aanpak opgesteld om de gemaakte plannen uit te voeren en te implementeren. Een panel is aan de slag gegaan met een gezamenlijke visie op inclusief werkgeverschap. Hiervoor zijn ook de visie en ambities bij de verschillende DUO-werkgevers, het bestuur van Duo+ én de colleges opgehaald. De verwachting is, dat het panel hiermee in 2022 een gedragen visie ter besluitvorming kan aanbieden. De visie op inclusief werkgeverschap is een onderdeel van de werkgeversvisie.

In afwachting op deze visie (en daaruit afgeleid beleid), heeft Diemen aangegeven dat zij hun huidige inspanningen als inclusieve werkgever willen meten. Als startpunt hiervoor geldt een zogenaamde nulmeting. Deze nulmeting (Inclusiescan) is uitgevoerd tezamen met onderzoeksbureau AnalitiQs. De resultaten hiervan worden begin 2022 gedeeld.

• Verbetering archief / Programma zaakgericht werken

In het kader van Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) heeft de Provincie haar jaarlijkse controle uitgevoerd bij de DUO-gemeenten. Uit het inspectierapport kwam naar voren dat er met name bij het digitale archief verbeteringen moeten worden doorgevoerd. Op basis van een verbeterplan is in 2021 gestart met het op orde brengen. Duo+ voert voor ons de archiefwerkzaamheden uit. Ten eerste is de capaciteit voor de archiefwerkzaamheden uitgebreid. Structureel is 1,0 extra formatie beschikbaar gesteld. Incidenteel is budget beschikbaar gesteld om de achterstanden in te halen. In de uitvoering is enige vertraging ontstaan en lopen de werkzaamheden door in 2022.

Ter voorkoming van nieuwe achterstanden is in 2021 het programma 'Zaakgericht werken' gestart. Dit programma moet ervoor zorgen dat we beter digitaal zaakgericht gaan werken met als gevolg dat dit ook tot een betere dienstverlening leidt. Het programma bestaat uit de volgende projecten:

- doorontwikkeling zaakgericht werken;

- het doorvoeren van een nieuwe versie van het zaaksysteem;

- het op orde brengen van het archief;

- zorgen voor juiste sturingsinformatie;

- voorbereiden op nieuwe wetgeving zoals de Wet Open Overheid.

• Digitaliseren archief omgevingsvergunningen

Tussen 1901 en 2014 zijn bouwvergunningen op papier gearchiveerd. Vanaf 2014 is hetvergunningensysteem Squit XO met een archiefwaardig DMS (Corsa) gekoppeld en worden bouwvergunningen digitaal gearchiveerd. Diemen heeft echter nog een papieren bouwarchiefvan 1901 tot 2014. Het verstrekken van inzage in de archiefstukken kost veel tijd. Daarnaast kost de opslag van een papieren archief in kasten veel (opslag)ruimte. Het is gewenst dat Diemen zijn papieren bouwarchief digitaliseert. Het digitaliseren van het bouwarchief is uitgesmeerd over 3 jaar en in 2020 gestart. De uitvoering van het project is in volle gang en ligt op schema.

• Digitalisering Burgerzaken / Klant Contact Centrum

De inzet is dat burgers zoveel mogelijk de gelegenheid krijgen om hun diensten en producten online aan te vragen. Doordat de koppeling tussen twee applicaties een lange periode niet goed functioneerde is een lichte achterstand ontstaan ten opzichte van de andere gemeenten in Nederland. Er heeft in 2021 een inhaalslag plaatsgevonden maar we zijn er nog niet. In 2021 is gekozen een programmatische aanpak voor de thema's communicatie, partipatie en dienstverlening door te voeren. Onder de naam 'Voor en met Diemen' wordt invulling gegeven aan deze thema's met als doel een snelle en accurate dienstverlening.